Syndic : les tâches courantes
Une répartition imprécise des tâches entre la gestion courante et les prestations particulières est une source importante de conflits et de mésentente entre le syndic et le syndicat, puisqu’elle se répercute sur le coût final des honoraires payés au syndic. Quand bien même cette distinction serait claire, c’est souvent au moment du contrôle des comptes que le conseil syndical se rebiffe, lorsqu’il réalise que les tâches courantes se réduisent à une peau de chagrin alors que la rubrique “prestations particulières” est au contraire très étoffée.
Le contrat idéal
Le contrat idéal est celui qui existait à l’époque où le modèle de contrat était imposé aux syndics par la réglementation. Il n’en demeure pas moins que ce qui était possible à l’époque l’est toujours aujourd’hui. Certains syndics sont restés fidèles à ce contrat type : ce n’est donc pas une rareté et nous recommandons vivement aux conseils syndicaux de s’en inspirer. La liste que nous reproduisons ci-dessous correspond au contrat imposé par l’arrêté du 26 décembre 1975 abrogé en 1986 avec la libéralisation des prix.
Le principe qui régit cette liste, c’est la forfaitisation de toutes les missions courantes du syndic ou de celles qui sont répétitives, comme la tenue de l’assemblée générale annuelle. Ne figurent alors en “prestations particulières” que les démarches occasionnées par un impayé, une vente, le suivi de travaux importants nécessitant des appels de fonds supplémentaires, une étude de dossier difficile, une mission confiée par un copropriétaire, une modification du règlement, une procédure. Les prix étant libres et les contrats de plus en plus souvent annuels, le syndic peut corriger à la hausse le montant de sa rémunération s’il l’a sous-estimée, et négocier une augmentation de ses honoraires.
La liste des tâches courantes
Doivent être considérés comme entrant dans le cadre d’une administration normale les opérations effectuées par le syndic de copropriété pour la gestion courante des parties communes. Cette administration normale comporte pour le syndic les obligations ci-après :
1 Assemblée générale annuelle et conseil syndical éventuel la précédant
a)Envoi des convocations ;
b) présence à l’assemblée générale et éventuellement au conseil syndical, quel que soit le lieu où ils se tiennent, même en dehors des heures habituelles de travail du cabinet du syndic ;
c) présentation des comptes de gestion, établissement et diffusion de l’état des créances et dettes, de la situation de trésorerie et du budget prévisionnel ;
d)réception et inscription des adjonctions à l’ordre du jour ;
e)dégagement et diffusion des conditions essentielles des contrats, devis des entreprises, pièces ou marchés ;
f) exécution des décisions correspondant à la gestion normale
g)tenue du registre des procès-verbaux ; rédaction des procès-verbaux de ladite assemblée et, éventuellement, du conseil la précédant ;
h) frais de tirage du procès-verbal de l’assemblée annuelle aux copropriétaires opposants et absents.
2 Établissement et tenue des comptes de charges courantes
a) Tenue de la comptabilité ;
b)appels de fonds ;
c) paiement des factures et répartition des dépenses entre les copropriétaires ;
d) établissement et tenue à jour de la liste des copropriétaires.
3 Reproduction et diffusion des documents habituellement fournis aux copropriétaires dans le cadre de la gestion normale.
4 Assurances Souscription des polices, déclaration des sinistres afférents à ces polices et toutes les activités aboutissant au règlement des sinistres concernant les parties communes de l’im meuble et non causés par un copropriétaire (notamment : rendez-vous avec les experts, les entrepreneurs, règlements aux ayants droit de l’indemnité…).
5 Gestion et conservation de toutes les parties communes
a) Souscription et surveillance de l’exécution des contrats avec les entreprises spécialisées ;
b) visites des locaux communs ;
c) déplacements à l’immeuble ou auprès de toute personne, ou service en cas d’incidents concernant les parties communes
d) contrôle de l’exécution des réparations d’entretien ou présentant un caractère d’urgence.
6 Concierges et employés d’immeuble
a)Recherche de concierges et employés d’immeuble ;
b) engagement et établissement du contrat et du salaire de base ;
c)bulletin de paye : calcul des salaires, des congés payés et des avantages en nature ;
d)tenue du livre de paye ;
e) paiements ;
f)déclaration à la Sécurité sociale, à la caisse de chômage, à la caisse de retraite complémentaire, à l’administration des contributions directes ;
g)établissement des relevés de salaires annuels ;
h)feuilles de maladie ;
i) attestations diverses ;
j) déclarations d’accident.
