Les copropriétaires ont un doit de regard sur les comptes de la copropriété

LES COMPTES DE LA COPROPRIÉTÉ doivent être le reflet de son activité économique et de sa gestion par le syndic. Leur contrôle est un droit reconnu par la loi de 1965 à tout copropriétaire, une fois par an (art. 18­1 de la loi de 1965).

Pour les membres du conseil syndical, il s’agit même d’un devoir. Au-delà de leur mission de conseil sur les décisions intéressant la copropriété, les conseillers syndicaux doivent, en effet, s’assurer que le syndic administre l’immeuble et gère la copropriété dans l’intérêt des copropriétaires. À cet égard, la récente réglementation comptable facilite leur tâche, car elle a instauré un certain formalisme dans la tenue et la présentation des comptes.

Les copropriétaires disposent d’un droit spécifique : celui de consulter individuellement les pièces justificatives des charges supportées par le syndicat dans l’année. Ils ont un jour ouvré au moins pour le faire entre la date de convocation à l’assemblée générale appelée à examiner les comptes de l’exercice écoulé et sa tenue. L’exercice de ce droit ne peut être subordonné au paiement au syndic d’honoraires.

Le droit d’accès aux documents doit être organisé

Les conditions dans lesquelles le syndic tient les documents de la copropriété à disposition des intéressés doivent être décidées par l’assemblée et rappelées dans la convocation adressée aux copropriétaires (art. 9 du décret de 1967).

Si aucune modalité n’a été arrêtée, il appartient au syndic de faire statuer les copropriétaires sur ce point. La loi indique que l’assemblée générale peut, par exemple, décider que la consultation aura lieu le jour où le syndic reçoit les membres du conseil syndical pour examiner les pièces justificatives . Dans ce cas, tout copropriétaire peut se joindre au conseil syndical et participer à la réunion. Toutefois, les copropriétaires ayant voté contre ce mode de consultation peuvent consulter les pièces le même jour, mais individuellement (sans le conseil syndical). Sachez que si l’assemblée générale s’est prononcée sur les modalités de consultation des comptes et que vous n’exercez pas votre droit dans les conditions qu’elle a définies, les délibérations sur l’approbation des comptes ne sont pas nulles pour autant (cass. civ. 3″ du 8.6.94, n° 92-17.607).

Si aucune décision n’a été prise en assemblée générale, les copropriétaires doivent, malgré tout, avoir accès aux pièces justificatives entre la date de la convocation et la tenue de l’assemblée, pendant au moins un jour ouvré. L’objectif est de permettre à chacun de s’informer, de manière précise, sur les charges de la copropriété et la gestion du syndic. En cas d’absence de décision, il appartient donc au syndic de fixer le jour et le lieu de la consultation (cass. civ. 3′ du 19.1.94, n° 92-15.624).

Certains juges considèrent que les copropriétaires peuvent examiner les pièces de la copropriété le jour de leur choix (CA de Paris, 19e ch. A du 29.9.97, Monvoisin c/syndic Les Lilas). Quoi qu’il en soit, si les copropriétaires ont été empêchés d’exercer leur droit, l’approbation des comptes peut être annulée.

Les copropriétaires peuvent réclamer les originaux

Les principaux justificatifs de charges que le syndic doit tenir à disposition des copropriétaires sont les factures, les contrats de fourniture et d’exploitation en cours (et leurs avenants) passés par le syndicat, la quantité consommée et le prix unitaire ou forfaitaire de chacune des catégories de charges.

Retenez que le syndic doit obligatoirement vous présenter des documents originaux. Le décret du 14 mars 2005 précise, en effet, que les justificatifs doivent être datés, comporter les référencés du syndicat et l’adresse de l’immeuble. À défaut, la copropriété peut refuser la dépense. Avant ce décret, il n’était pas rare que le syndic produise la photocopie de ces documents. Il a été mis fin à cette pratique qui présentait des risques (notamment de doublon ou de passage d’une même facture sur deux exercices).

Le contrôle de la gestion du syndic

L’une des tâches essentielles du conseil syndical consiste à contrôler l’administration de l’immeuble et la gestion du syndic (pour plus de détails sur les missions du conseil syndical, voir le le rôle du conseil syndical ). Pour ce faire, il peut demander au gestionnaire, à tout moment, d’avoir accès aux factures, registres et autres documents concernant la copropriété. Il a aussi le droit d’en obtenir des copies. Ce contrôle doit avoir lieu, au minimum, une fois par an, avant l’assemblée générale appelée à approuver les comptes de l’exercice écoulé. En général, il se déroule dans les locaux du syndic.

Dans les faits, il est préférable que les membres du conseil syndical se réunissent régulièrement, tous les trimestres par exemple, afin de contrôler les dépenses engagées par le syndic en application du dernier budget prévisionnel voté et des grosses dépenses décidées. Pour mener à bien cette mission, ils peuvent d’ailleurs demander l’avis des personnes de leur choix: un copropriétaire dont l’expérience présente une utilité particulière ou un professionnel capable d’aider à résoudre une difficulté technique (avocat, expert-comptable, architecte…).

Le conseil syndical épluche la comptabilité

Le rôle du conseil syndical consiste, notamment, à passer au crible la comptabilité du syndic. Il doit, par exemple, vérifier le montant des factures, contrôler leur adéquation avec les devis et prestations demandées, s’assurer que les travaux réalisés ont bien été autorisés par l’assemblée générale et qu’ils ont été effectués aux dates et
et aux conditions prévues, que les sommes réclamées ont bien été acquittées et que la répartition des dépenses entre copropriétaires a été correctement effectuée.

Il incombe également aux membres du conseil syndical de participer activement la préparation du budget prévisionnel (le syndic doit les y associer) et au budget spécial dévolu aux travaux et opérations exceptionnelles .À cette fin, il faut étudier les différents postes de charges et comparer avec ceux des années précédentes. Cela permet de calculer au plus juste  l’enveloppe des dépenses de l’exercice venir, et donc d’éviter d’avoir à l’ajuster en cours d’année. S’agissant des grosses dépenses, le syndic doit d’ailleurs demander l’avis du conseil syndical, dès que leur montant dépasse celui arrêté en assemblée générale, ce qui est presque toujours le cas. Cet avis est ensuite transmis aux copropriétaires pour éclairer leur choix.

Tout au long de l’année, le conseil syndical doit également surveiller la bonne exécution des budgets votés. Par exemple, pour le budget travaux, il doit suivre la réalisation de l’ouvrage, veiller au respect de l’échéancier des appels de fonds, contrôler les dates de début et de fin de chantier, afin d’éviter les dépassements de devis ou de délais.

Le conseil syndical vérifie les dépenses

Les copropriétaires membres du conseil radical doivent être attentifs à l’application par le syndic des contraintes comptables légales.

Il est nécessaire qu’ils vérifient il respecte bien la comptabilité d’engagement en partie double, en s’assurant que toutes les dépenses engagées en 2010 sont bien enregistrées au titre de l’exercice 2010. Il leur faut aussi vérifier s’il distingue bien, dans les comptes, les produits et charges du budget prévisionnel des produits et charges du budget spécial pour travaux et opérations exceptionnelles, et s’il utilise les fonds attachés à chaque budget aux dépenses correspondantes.

Lorsqu’il existe un compte bancaire ou postal séparé dans leur copropriété (ce qui devrait être la règle), les membres du conseil peuvent contrôler plus facilement les dépenses réellement payées. Ils s’assureront que les écritures comptables ont été soldées lors des paiements, que toutes les factures périodiques ont été reçues et que les justificatifs de dépenses comportent bien les mentions utiles. Ils pourront questionner le syndic s’ils découvrent des incohérences, telles qu’une différence entre le solde du compte de la copropriété et celui figurant sur le compte 51 de l’état financier «banques ou fonds disponibles en banque», ou l’existence de chèques émis et non encore débités.

Enfin, les membres du conseil syndical peuvent vérifier si le syndic respecte à la lettre les règles imposées par le décret comptable de 2005 en matière de tenue des comptes. Ainsi, s’il existe un compte d’attente dans la copropriété , le syndic doit l’apurer (c’est-à-dire le vider) en fin d’exercice. De même, la loi impose au syndic de répartir les produits (loyers, indemnités…) en fin d’exercice. Trois solutions sont possibles: ils viennent diminuer les charges courantes, ils diminuent les postes «travaux» ou ils alimentent un placement fait au nom de la copropriété, selon ce qui a été décidé par l’assemblée générale.

Attention, donner quitus au syndic le libère de toute responsabilité

Généralement, l’assemblée générale réunie pour approuver les comptes est aussi appelée à donner «quitus » au syndic. Il s’agit de deux décisions différentes qui doivent faire l’objet de deux votes distincts, à la majorité simple de l’article 24. Le quitus donné au syndic n’est pas simplement la ratification de sa gestion financière de la copropriété, mais de l’ensemble des actes effectués au cours de son mandat (y compris ceux qui excèdent ses pouvoirs) dont les copropriétaires ont eu connaissance. Il le libère de toute responsabilité vis-à-vis de la copropriété car il couvre ses fautes de gestion éventuelles. Il devient, dès lors, impossible de le poursuivre en justice, sauf pour des faits qu’il aurait volontairement dissimulés, ce qui est difficile à démontrer. La loi de 1965 n’a pas prévu le vote du quitus et l’assemblée pourrait refuser de le donner au syndic en place sans que cela affecte la validité de son mandat. En effet, le refus de donner quitus n’entraîne aucunement la révocation du syndic. Les copropriétaires qui veulent révoquer leur syndic doivent le faire par un vote exprès (à la majorité de l’article 25). De la même façon, le vote du quitus ne vaut pas reconduction automatique de son mandat. Là encore, il faut un vote à la majorité de l’article 25. Rappelons, par ailleurs, que la loi sur la profession de syndic l’oblige, de toute façon, à souscrire une assurance de responsabilité professionnelle couvrant ses fautes de gestion.