Syndic : le poste administratif

Les assemblées

Le syndic provoque les assemblées générales, convoque les copropriétaires, établit les procès-verbaux, en délivre les copies ou extraits certifiés conformes. Il tient le registre des procès verbaux des assemblées générales. Il met à jour la liste des copropriétaires, avec l’indication des lots qui leur appartiennent, ainsi que la mention de leur état civil et de leur domicile. Les décisions prises par l’assemblée générale sont mises en œuvre sous le contrôle éventuel du conseil syndical. Il souscrit les contrats pour l’entretien de la copropriété.

 Les archives

Le syndic conserve les archives et doit être en mesure de s’y reporter en cas de besoin. Le premier syndic a reçu du promoteur le dossier technique de l’immeuble. Pourtant, rares sont les copropriétés qui disposent, vingt ans plus tard, des schémas techniques qui leur permettraient de trouver rapidement la localisation des fuites sur une canalisation, par exemple.

Dans les archives, on distingue les “archives vivantes” – utiles dans la gestion courante et qui doivent donc être immédiatement accessibles – des “archives dormantes” que le syndic peut remiser ou confier à une entreprise d’archivage. Le syndic doit établir un bordereau d’archivage pour savoir immédiatement où sont les documents et, en cas de transmission à un confrère, éviter de perdre des documents importants.

Puisque le syndic a l’obligation de détenir l’ensemble des documents nécessaires à la gestion de la copropriété, c’est à lui de faire toutes diligences pour les récupérer à ses frais s’il les a remises à une société d’archivage.

 Le personnel de l’immeuble

Le syndic engage et congédie le personnel de l’immeuble. Le syndicat est l’employeur, mais le contrat de travail est signé par le syndic, mandataire du syndicat. En cas de contestation, c’est le syndicat qui sera assigné devant le conseil de prud’hommes.

Le syndic est tenu de respecter la convention collective et de mettre le contrat de travail des employés de l’immeuble en conformité avec cette convention. S’il s’ensuit une modification importante, il n’aura pas à en référer à l’assemblée générale.

La réglementation dit bien que le syndic «fixe leurs conditions de travail suivant les usages locaux et les textes en vigueur ». Il revient à l’assemblée de fixer le nombre et la catégorie des emplois. Lorsque le classement est imposé par la convention collective, le syndic adapte le contrat de travail en conséquence. Mais il ne peut, de sa propre initiative, accorder une augmentation de salaire supérieure à la convention. C’est à l’assemblée d’en décider.

Un décret du 5 novembre 2001 a introduit l’obligation pour l’employeur de remplir un questionnaire d’évaluation des risques pour la santé et la sécurité des personnes employées par la copropriété (article L. 231-1 du code du travail). Ce document est mis à jour chaque année. Des sanctions pénales sont prévues pour les employeurs négligents (amende de 1500 e).

Parmi les risques propres à une copropriété figureront le port de charges lourdes (sortie des poubelles), l’utilisation de produits ménagers, les postures contraignantes, éventuellement la conduite de véhicules et les risques liés aux travaux techniques confiés à certains employés.

Des listes types sont disponibles auprès de la médecine du travail, de certaines caisses d’assurance maladie, de la Commission nationale paritaire des gardiens et employés d’immeuble, ainsi que dans les revues spécialisées. Pour chaque risque identifié, le syndic fera une évaluation et, dans l’idéal, prendra des mesures pour améliorer l’organisation des tâches, voire former le personnel.

 Les polices d’assurance

Deux catégories d’assurances sont souscrites principalement par le syndic. Ce sont l’assurance multirisque habitation, pour la protection de l’immeuble et des parties communes, et l’assurance prise à l’occasion de travaux.

Pour les travaux couverts par une garantie décennale, le syndic souscrit l’assurance de dommages-ouvrage obligatoire.

Cette assurance permet à la copropriété d’obtenir le préfinancement de la reprise des travaux mal exécutés sans recourir au tribunal. Si le syndic ne souscrit pas cette assurance, il prive le syndicat de ce service et l’entraîne dans des frais de procédure.

 La souscription des contrats d’abonnement

Le syndic présente à l’assemblée les nouveaux contrats annuels qu’il juge utile de souscrire, qu’ils soient ou non obligatoires, après avoir fait une étude de marché. Pour la mise en concurrence, il présentera les concurrents selon les directives reçues de l’assemblée (nombre de devis, consultations du conseil syndical…). Pour la renégociation de ces mêmes contrats ou un changement de prestataire, le syndic a une certaine liberté si l’assemblée a arrêté un montant des contrats au-dessous duquel la consultation du conseil syndical suffit. Il arrive en effet que le syndic soit amené à intervenir sur un contrat entre deux assemblées en raison de l’augmentation des prix ou par suite de la mauvaise exécution du contrat.

Au-delà du seuil fixé par l’assemblée, le syndic ne pourra pas conclure seul un nouveau contrat (ou un avenant au contrat initial) qui entraînerait une augmentation des charges de fonctionnement.

 Le respect du règlement

Le syndic intervient rapidement, dès qu’un copropriétaire enfreint le règlement, pour faire cesser un comportement qui compromet la solidité de l’immeuble, pour interrompre des travaux non autorisés, ou encore pour faire supprimer les travaux qui modifient l’aspect de l’immeuble ou ses qualités phonique

(Extraits fiche pratique INC)