Le rôle du conseil est d’assister le syndic et de contrôler sa gestion. Il peut également recevoir des missions particulières par délégation de l’assemblée.
Il a plus de légitimité que le syndic à intervenir dans les orientations données à certains dossiers. Mais il doit le faire avec tact, et dans le respect des responsabilités assumées par le syndic.
C’est souvent par manque d’information sur ce qui se passe dans l’immeuble entre deux assemblées que les copropriétaires finissent par s’en désintéresser.
En tenant ces derniers informés tout au long de l’année de l’avancée des projets ou des incidents survenus, le conseil assure la transparence de la gestion et permet de maintenir la cohésion dans le syndicat.
Dans certaines situations, le syndic est obligé de consulter le conseil. Mais ce dernier n’a pas besoin d’attendre que le syndic le sollicite puis qu’il a la liberté de se saisir de toute question intéressant le syndicat. Il prendra bien souvent l’initiative des projets.
L’accès aux documents du syndicat
Tous les membres du conseil ont accès à tous les documents détenus par le syndic, qu’il s’agisse des archives, des pièces comptables ou des documents techniques.
Par souci de coordination, le président se chargera de les obtenir auprès du syndic ; mais en cas de mésentente au sein du conseil, le syndic ne pourra pas refuser de répondre à la demande isolée d’un membre du conseil.
Selon la nature de la pièce, la communication se fera par remise ou envoi d’une copie, ou par consultation sur place. Il est quelquefois plus simple de se faire remettre, éventuellement contre décharge, les originaux pour les dossiers volumineux que le conseil veut étudier tranquillement.
Il est donc avantageux d’avoir un syndic géographiquement proche de l’immeuble. Au moment du contrôle des comptes, le conseil sera plus efficace dans son examen s’il dispose des pièces, que s’il fait le contrôle dans un coin du cabinet du syndic.
L’assistance au syndic
L’idéal – dans l’intérêt du syndicat et du syndic – est une collaboration étroite, sans alourdir le travail du syndic. Le conseil donne son avis au syndic et à l’assemblée sur toutes les questions qui concernent le syndicat, soit de sa propre initiative, soit lorsqu’il est consulté.
La loi prévoit trois situations où la consultation du conseil syndical est obligatoire.
Consultation obligatoire du conseil
- Pour les travauxet les contrats, l’assemblée fixe le seuil à partir duquel la consultation du conseil est obligatoire avant tout engagement du syndicat envers ses fournisseurs (vote à la majorité de l’article 25).
Cette disposition sert à encadrer le pouvoir de gestion du syndic pour conclure seul certains contrats (entretien, assurance).
Le conseil fera ses remarques à l’assemblée, à moins qu’il ne préfère communiquer préalablement son avis par affichage ou par courrier, ou en pièce jointe à la convocation de l’assemblée.
La Commission relative à la copropriété avait préconisé (no 13) que les avis soient donnés par écrit et consignés dans un registre spécial.
- L’assemblée peut autoriser certaines dépenses jusqu’à un montant plafonné. Cette délégation est généralement donnée au syndic, mais l’assemblée peut exiger que le conseil soit consulté.
La délégation permet au syndic d’engager des études ou des expertises sur des projets qui seront soumis plus tard aux copropriétaires. Pour ne pas “court-circuiter” l’assemblée et afin d’éviter les dérapages dans les dépenses, la somme votée sera raisonnable, et calculée à partir de prévisions réalistes.
La délégation est votée à la majorité de l’article 25. Elle est réservée aux travaux d’entretien votés à la majorité de l’article 24 et doit préciser son objet.
Il faut faire attention à ne pas outrepasser les pouvoirs donnés par l’assemblée, sinon celle-ci pourrait refuser la dépense a posteriori ; ce qui serait très embarrassant.
- Le syndic est quelquefois conduit à intervenir dans l’urgence pour arrêter ou prévenir un sinistre. S’il a besoin de fonds, il consultera préalablement le conseil avant de réclamer une provision aux copropriétaires.
Le contrôle de la gestion du syndic
Le conseil est chargé de suivre l’application par le syndic des résolutions votées par l’assemblée. Il faut du doigté pour éviter les crises de susceptibilité, mais aussi de la fermeté pour ne pas être mené en bateau par le syndic.
Pour des travaux, le conseil participera à l’appel d’offres des entreprises ou recherchera de son côté des entreprises concurrentes de celles qu’aura sélectionnées le syndic.
Le contrôle des comptes se fait en fin d’exercice, mais il est pratiquement impossible de faire toutes les vérifications nécessaires en quelques heures : l’idéal est de suivre les devis et les factures au fur et à mesure, tout au long de l’année. Il ne restera plus ensuite qu’à vérifier la répartition des dépenses. Certains comptables qui avaient l’habitude des contrôles trimestriels des comptes envoient toujours au conseil un relevé trimestriel des dépenses. Cette pratique permet de suivre le budget voté et de rectifier rapidement d’éventuelles erreurs.
La préparation de l’assemblée
Le conseil est associé à la préparation de l’ordre du jour et du budget. Il vérifiera la rédaction des résolutions, les règles de vote, la présence des pièces qui seront annexées à la convocation.
Le président du conseil rendra compte de sa mission le jour de l’assemblée générale annuelle. Ce rapport peut être oral ou écrit, selon les moyens dont dispose le conseil ou l’importance des thèmes à aborder. Il est judicieux de joindre le rapport au procès-verbal de l’assemblée afin que les absents soient informés.
Les délégations de l’assemblée
L’assemblée peut confier une mission précise au conseil pour la conclusion d’un contrat, faire un appel d’offres, choisir un devis de travaux, suivre un chantier.
Préalablement, l’assemblée aura voté une résolution sur le principe et le montant d’une dépense, mais il lui aura manqué des éléments pour boucler complètement le projet.
Elle délègue alors le conseil ou l’un de ses membres pour parfaire la préparation du dossier en lui fixant une mission précise. Le conseil rendra compte à l’assemblée suivante. Le choix du conseil s’impose au syndic lorsqu’il agit sur délégation de l’assemblée.
Le conseil ou l’un de ses membres peut aussi recevoir une autorisation de dépenses dont le montant et l’objet sont fixés par l’assemblée.
La maîtrise des charges
En suivant l’évolution des charges, le conseil peut réagir et s’interroger sur des augmentations anormales.
Pour les factures d’eau, la cause sera une fuite éventuelle. Pour les contrats annuels d’assurance ou d’entretien, le conseil pourra, après une enquête et une étude des contrats, suggérer une renégociation des contrats au syndic ou à l’assemblée.
En l’absence de spécialistes sur tous les sujets – voire d’aucun –, le conseil ne pourra sans doute pas prendre tous les dossiers en même temps. Suivant ses compétences, son temps disponible ou l’urgence, il étudiera un ou deux dossiers à fond pour vérifier le prix, les clauses du contrat annuel quant à la révision du prix ou aux conditions de résiliation, la qualité de la prestation, etc.
Le relais avec les copropriétaires
Le copropriétaire qui a besoin d’une information ou d’un document s’adressera d’abord au conseil syndical avant de déranger le syndic : à moins d’une mauvaise entente entre l’intéressé et le conseil, c’est la démarche la plus rapide.
Les membres du conseil ont accès à tous les documents détenus par le syndic, ils ont donc plus de facilités que les autres copropriétaires pour se faire communiquer une pièce ou une in- formation.
Quand la copropriété dispose d’un local, la réunion des copropriétaires d’une façon informelle est intéressante pour préparer une assemblée.
À deux titres.
D’abord, lorsque les copropriétaires reçoivent la convocation pour l’assemblée, ils n’ont que quinze jours pour se faire une opinion ou chercher des informations ; ce qui est trop court.
Ensuite, ce genre de réunion permet de sonder les copropriétaires sur un projet et de le ré orienter éventuellement avant l’assemblée.
Le souci de bien représenter le syndicat peut prendre la forme de comptes rendus des séances du conseil affichés ou distribués dans les boîtes aux lettres. Tout cela est affaire de temps et de moyens
Les interventions auprès des copropriétaires
Il arrive que le conseil trouve plus opportun de se charger des manquements au règlement que de les confier au syndic, soit parce qu’il est sur place et qu’il considère qu’une affiche ou un mot laissé à l’occupant suffira ; soit parce qu’il pense avoir plus de poids ou de diplomatie que le syndic, ou qu’il juge qu’une intervention de ce dernier serait plus mal reçue que celle du conseil.
Ce n’est pas sans risque pour celui qui se dévoue. Il vaut mieux y penser avant de remplir cette tâche ingrate pour ne pas être “blessé” si la mission échoue ou si le “contrevenant” se retourne contre le “messager”.
Le conseil a toujours la ressource de changer d’interlocuteur si cela se passe mal.
Les membres du conseil sont-ils responsables en cas de faute ?
Le conseil syndical en tant que tel ne peut être mis en cause. Ce sont les membres du conseil, individuellement, qui sont responsables.
Leur responsabilité pourrait être engagée s’ils commettaient une faute grave dans le contrôle de la gestion du syndic ayant entraîné un dommage pour le syndicat, ou s’ils engageaient des dépenses sans délégation.
Mais comme ils sont bénévoles et que leur mission est seulement de conseiller, leur responsabilité civile est exceptionnellement mise en jeu.
Pour parer à toute éventualité, le syndicat peut souscrire, en complément du contrat d’assurance de l’immeuble, une extension de garantie couvrant la responsabilité de chacun des membres du conseil syndical. L’assurance qui couvre le président seul ne suffit pas.
(Extraits fiche pratique INC)
