Archives : introduction
La mémoire d’une copropriété, ce sont ses archives. Alors que le syndic et les membres du conseil syndical peuvent changer, il est important pour que les décisions soient prises rapidement et à bon escient que les responsables puissent se reporter aux actes antérieurs ou consulter les documents techniques. Encore faut-il que ces archives soient complètes et suffisantes; ce qui n’est pas toujours le cas.
La Commission chargée de répertorier les difficultés d’application de la loi copropriété a émis deux recommandations sur les documents que le syndic doit rassembler lors de la mise en copropriété d’un immeuble, lors de travaux postérieurs, et en cas de changement de syndic (recommandations n° 10 du 28 mai 1993 et n° 20 du 4 mars 1999).
Le syndic a le devoir de conserver soigneusement les “actes de naissance de la copropriété” (règlement de copropriété, état descriptif de division…), mais aussi les pièces et documents importants qui jalonnent la vie de la copropriété.
Les archives sont utiles si elles sont accessibles et, pour certaines, si elles le sont rapidement. Au syndic de mettre à jour et de classer les dossiers de manière efficace.
Les archives sont composées de pièces juridiques et comptables et de documents techniques.
Le conseil syndical peut constituer ses propres archives, soit à partir de démarches qu’il aura entreprises, soit à partir de copies qu’il aura sollicitées du syndic dans le cadre de ses attributions.
La durée de conservation des archives
Elle est fixée par des textes spéciaux ou des délais de prescription pour les procédures. Il n’est pas sans intérêt de garder plus longtemps certains dossiers si la capacité d’archivage le permet.
La Commission copropriété suggère aux syndics un classement qui distingue les “archives vivantes”, utiles dans la gestion courante et par conséquent qui doivent être rapidement accessibles, des “archives dormantes” qui peuvent être reléguées dans un local aux archives ou confiées à une entreprise spécialisée dans l’archivage. Un bordereau d’archivage permet à tout moment de situer les documents recherchés.
À l’occasion du tri périodique des archives, les documents devenus inutiles peuvent être détruits après expiration des délais légaux ou réglementaires de conservation. Dans ce cas, le syndic prendra la précaution de consigner dans un procès-verbal la liste de ces documents.
Le conseil syndical devrait être consulté avant toute destruction de dossier ou décision de déplacement vers une société extérieure. Il recevra alors copie des bordereaux d’archivage et des procès-verbaux de destruction.
Qui a accès aux archives?
- Le conseil syndical,bien entendu, puisqu’il a accès librement aux dossiers et qu’il reçoit copie des documents qui lui sont utiles dans l’exercice de ses tâches.
- Les copropriétaires aussi, mais de manière plus restrictive:
– avant l’assemblée générale, afin de participer et voter en connaissance de cause: pièces justificatives de charges, contrats…
– après l’assemblée générale, pour vérifier la régularité des votes ou des notifications: procès-verbaux et feuilles de présence des assemblées, liste des copropriétaires;
– à l’occasion d’une vente ou de manière ponctuelle.
(Extraits fiche pratique INC)
