APRÈS L'AG LE PROCÈS VERBAL
Que doit contenir le procès-verbal ?
Pour commencer, le texte du procès-verbal (“PV”) mentionne le nom des présents ou représentés, celui des absents, et le nombre de voix de chacun.
Par souci d’informer les absents et de conserver la preuve des échanges, certains syndics à la demande souvent des copropriétaires ou du conseil syndical ont tendance à en écrire plus qu’il n’est nécessaire. Ce qui entraîne quelquefois des protestations, tout un chacun ayant de cette soirée un souvenir différent, en toute bonne foi.
En réalité, le procès-verbal n’est que le recensement du résultat des votes. Les seuls commentaires autorisés sont ceux des personnes qui émettent des réserves sur la régularité des décisions.
Pour chaque question inscrite à l’ordre du jour, le procès-verbal donne le texte de chaque délibération, le résultat du vote, le nom des opposants et des personnes qui se sont abstenues avec leur nombre de voix.
Le procès-verbal reproduit l’article 42 de la loi, qui se rapporte au délai dans lequel les copropriétaires peuvent contester les décisions votées.
Le procès-verbal doit en principe être rédigé à la fin de la séance et signé par le président, le secrétaire et les scrutateurs. C’est une innovation récente (décret de juin 2004) qui sera difficile à respecter pour les assemblées qui se tiennent le soir. La feuille de présence est annexée au procès-verbal.
Tous les procès-verbaux sont inscrits dans un registre spécial, éventuellement tenu sous forme électronique.
À quel moment le syndic doit-il envoyer le procès-verbal ?
Depuis le 1er septembre 2004, le syndic doit établir le procès-verbal à la fin de la séance ; ce qui devrait accélérer son envoi aux copropriétaires.
Pourtant, l’article 42 de la loi de 1965 prévoit toujours que le procès-verbal de l’assemblée soit envoyé dans un délai de deux mois à compter de la tenue de l’assemblée.
En cas de retard, seules les résolutions votées à la majorité de l’article 24 peuvent être exécutées.
Le syndic engage sa responsabilité si le syndicat subit un préjudice pour le retard dans la mise en application des autres résolutions.
Le procès-verbal est remis ou envoyé par lettre simple aux copropriétaires qui ont voté en faveur de toutes les résolutions. Les opposants reçoivent le texte en recommandé ou par télécopie avec récépissé puisqu’il faut avoir une preuve de l’envoi et une date certaine pour le calcul du délai d’opposition.
Comment contester les décisions de l’assemblée ?
Le droit de contester une décision est réservé aux copropriétaires qui ont voté contre une résolution et à ceux qui étaient absents et non représentés.
Les copropriétaires qui se sont abstenus en exprimant des objections sont assimilés à des opposants. Bien entendu, une personne qui n’aurait pas été convoquée régulièrement serait en droit de contester.
Le copropriétaire doit saisir le tribunal de grande instance du lieu de l’immeuble dans les deux mois de la réception du procès-verbal.
L’assistance d’un avocat est obligatoire. Le décompte du délai se fait à partir de la première présentation de l’envoi en recommandé du procès-verbal.
Avant d’envisager une telle procédure, longue et coûteuse, une démarche auprès du syndic et du conseil syndical n’est pas inutile.
Si le syndic a commis une erreur dans le choix de la majorité requise, il peut avec l’aval du conseil renoncer à exécuter la décision votée.
Lorsque le copropriétaire opposant a toutes les chances de gagner le procès, tout le monde a intérêt à reporter d’un an le projet contesté.
Le copropriétaire, de son côté, réfléchira aux conséquences financières d’une procédure. S’il n’est pas lésé par la réalisation du projet ou par l’infraction formelle commise par le syndic, un avertissement en assemblée peut suffire.
Quelles sont les causes de contestation d’une assemblée ?
Toute disposition impérative qui n’est pas suivie – tant dans les formes prescrites par la loi que sur les règles de fond – est susceptible d’entraîner la nullité de l’assemblée ou l’annulation de la résolution contestée.
Les vices de forme
Irrégularité des convocations, documents obligatoires non annexés à l’ordre du jour, mandataires ayant plus de trois pouvoirs, vote sur une question non inscrite à l’ordre du jour.
Les vices de fond
Règles de majorité erronées, absurde majorité, falsification de compte ou de devis, dépassement de pouvoirs de l’assemblée qui statue sur des questions qui ne sont pas de son ressort (sur les droits des copropriétaires, par exemple).
L’assemblée peut-elle revenir sur un vote ?
L’assemblée se trouve quelquefois confrontée à des situations qui l’amènent à revenir sur les décisions votées.
Elle peut le faire à la condition bien entendu qu’elles n’aient pas été exécutées, et que l’annulation ne lèse personne. Une autorisation donnée à un copropriétaire d’exécuter des travaux à ses frais ne peut être reprise.
En cas de vote irrégulier (erreur de majorité, erreur de décompte…), la décision votée peut être ratifiée lors de l’assemblée suivante ; ce qui couvre l’irrégularité si personne n’a fait d’opposition.
Attention cependant de ne pas oublier de remettre le projet de résolution à l’ordre du jour.
Une décision annulée pour irrégularité peut être représentée, correctement cette fois.
Il arrive que le syndic et le conseil syndical rencontrent des difficultés pour exécuter une décision, imaginent une meilleure solution, ou reçoivent un avis technique qui les dissuade d’engager les travaux votés. L’assemblée sera informée l’année suivante et un nouveau projet lui sera éventuellement soumis.
(Extraits fiche pratique INC)
