Le mandat est le contrat par lequel le mandant, en l’espèce le copropriétaire qui ne peut pas participer à l’assemblée générale, donne pouvoir à une autre personne, le mandataire, de l’y représenter et de voter en son nom. On parle de mandat impératif lorsque le mandant fournit des consignes de vote pour toutes les résolutions ou certaines d’entre elles uniquement.

À l’inverse, le mandat est dit « simple » lorsqu’il ne contient aucune indication particulière, la personne qui le reçoit étant libre de son choix. En théorie, le mandataire est tenu par les instructions qui lui sont fournies.

Toutefois, le mandat est un contrat qui le lie au seul mandant et dont le syndicat des copropriétaires est tiers. Autrement dit, ni le syndic, ni le président de séance ou toute autre personne ne peuvent exiger et imposer au mandataire de respecter les consignes de vote. Ce comportement n’affecte pas la validité des résolutions votées, mais le mandataire engage sa responsabilité vis-à-vis de son mandant si ce dernier justifie d’un préjudice subi en raison du non-respect des instructions fournies (approbation d’une résolution entraînant une augmentation des charges par exemple).

À noter que le non-respect des consignes de vote peut également être motivé par l’évolution des débats durant la séance, voire les amendements apportés au projet de résolution.

Le mandataire est ainsi à même d’adapter le vote en fonction de ce qu’aurait réellement souhaité le copropriétaire.