Les clés pour bien conserver ses documents

Factures d’électricité, relevés de remboursement de l’Assurance maladie, quittances de loyer ou ordonnances médicales… Règles et conseils pour archiver vos documents administratifs et personnels

La conservation des documents personnels a pour objectif de prouver l’existence d’un droit ou le respect d’une obligation. Certains documents doivent être conservés à vie, d’autres ont des délais de conservation plus courts prévus par la réglementation. Il est donc important de savoir les conserver. Mode d’emploi.

Sous quelle forme les conserver ?

Si l’original du document est sous format papier et vous a été transmis par courrier ou remis en main propre, conservez-le sous forme papier. En effet, si vous numérisez (scan, photo) ou photocopiez un document original papier, la version électronique/photocopiée a uniquement une valeur de copie. Or, même si une copie fiable peut servir de preuve, il peut vous être exigé le document original (un diplôme par exemple). À l’inverse, si l’original du document est numérique et vous a été transmis par courrier électronique ou mis à disposition sur un site internet, conservez-le sous format numérique. Si vous l’imprimez, la version papier a valeur uniquement de copie.

Comment les trier ?

Parce que l’on n’a pas toujours le temps de s’en occuper immédiatement ou qu’ils nécessitent un délai, la première étape, est de regrouper vos papiers au même endroit dès que vous en faites rentrer un nouveau. Prenez trois pochettes de couleurs différentes avec les mentions : « À traiter », « Traités » et « À archiver » Chaque semaine, réalisez une revue de ces pochettes pour les organiser.

Comment les organiser ?

Pour organiser vos documents, utilisez des classeurs ou des boîtes qui contiendront chacun des catégories de papiers différents et définissez des thèmes : banque, assurances, impôts, logement, famille, travail, énergie.. Divisez ensuite le contenant choisi en sous–catégories avec des intercalaires et des feuilles de séparation : factures d’énergie, factures de téléphone, factures d’eau, assurance habitation, sinistres par exemple dans votre catégorie « logement ».