Règles et Bonnes Pratiques pour une Communication Transparente

En copropriété, la feuille de présence est un document essentiel qui atteste de la participation des copropriétaires à l’assemblée générale. Sa communication doit respecter des règles strictes pour garantir la transparence et la légalité des décisions prises.

Qu’est-ce que la Feuille de Présence et Pourquoi est-elle Cruciale ?

La feuille de présence est un document officiel établi au début de chaque Assemblée Générale de copropriété. Elle enregistre la présence des copropriétaires, qu’ils soient présents physiquement, représentés par un mandataire, ou votant par correspondance avant l’AG. Son objectif principal est de prouver que les conditions de quorum et de majorité nécessaires à la validité des votes sont respectées.

Elle permet de :

• Valider le quorum (nombre minimum de participants pour que les votes soient valides).
• Justifier la régularité des décisions prises pendant la réunion.
• Garantir la traçabilité des participants.

Important : Sans feuille de présence correctement remplie, les résolutions votées pourraient être contestées en justice.

Contenu Indispensable

Pour être conforme, la feuille de présence doit obligatoirement mentionner pour chaque copropriétaire :

• Ses nom et prénom (ou dénomination sociale).
• L’indication de son lot (numéro de lot et tantièmes).
• Sa signature attestant de sa présence.
• Le cas échéant, le nom et prénom de son mandataire et le nombre de voix dont il dispose.
• Les votes par correspondance reçus avant l’AG.

La Communication de la Feuille de Présence : Un Droit Fondamental

La loi prévoit que la feuille de présence doit être émargée par les copropriétaires et leurs mandataires dès le début de l’Assemblée Générale. C’est une formalité primordiale. Plus important encore, tout copropriétaire (ou son mandataire) a le droit de la consulter librement pendant l’AG. Cette consultation permet de vérifier la bonne prise en compte des présents et des représentés, et d’assurer une parfaite transparence du processus.

Au-delà de l’AG : Un Document Essentiel pour le Procès-Verbal

Une fois l’Assemblée Générale terminée, la feuille de présence est annexée au procès-verbal de l’AG. Elle en devient une pièce constitutive et sera conservée avec ce dernier. Cette annexion est cruciale car elle permet, en cas de contestation d’une décision d’AG, de prouver la régularité de la tenue de l’assemblée, notamment au regard des majorités de vote.

Que Faire en Cas d’Irrégularité ?

En tant que copropriétaire, il est de votre intérêt de porter une attention particulière à la feuille de présence. Avant et pendant l’AG, n’hésitez pas à la consulter pour :

• Vérifier que votre présence (ou celle de votre mandataire) est correctement enregistrée.
• Contrôler le nombre de tantièmes de vote.
• S’assurer que les pouvoirs sont correctement renseignés.
• Vérifier la bonne intégration des votes par correspondance.

Recours en Cas de Problème

Si vous constatez une erreur ou une irrégularité sur la feuille de présence, il est impératif de le signaler au syndic et de le faire mentionner au procès-verbal de l’AG. Une feuille de présence erronée ou incomplète peut potentiellement entraîner la nullité des décisions prises lors de l’assemblée, si cette erreur a eu un impact sur le quorum ou les majorités requises.

Si un copropriétaire estime que la feuille de présence a été mal gérée, il peut :

• Demander une rectification au syndic.
• Saisir le tribunal judiciaire en cas de fraude ou d’irrégularité.

Conclusion

La communication de la feuille de présence est une étape clé pour assurer la légitimité des décisions en copropriété. En respectant les obligations légales et en adoptant une gestion rigoureuse, vous éviterez les conflits et garantirez la transparence de la vie collective.

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